Кућа Добрих Вести

Login

Онлајн састанак може бити успешан, научите како да га организујете

Оцените овај чланак
(2 гласова)

shutterstockkkkkПословни састанак на даљину можда не може да замени састанак уживо, али то не значи да не може бити успешан. Уколико радите од куће - знате да је овај начин рада специфичан, али кад је већ ситуација тренутно таква, како се што лакше и боље припремити за разговор с колегама и партнерима?

 

С техничке стране, онлајн састанак има ману, јер се "детаљно" види само особа која говори - она је у првом плану, док невербална комуникација других саговорника изостаје. Осим тога, може настати какофонија ако сви крену да коментаришу нечије излагање или га допуњују својим предлозима, као на "живом састанку".

 

Зато је боље да у једном моменту, говори само једна особа. Иако знамо да није пристојно "упадати другоме у реч", сложићемо се да састанак уживо има својих чари ако су колеге или партнери заинтересовани за тему и имају потребу да истакну своје мишљење, него да сви седе, ћуте и чекају да се излагање једне особе заврши.

 

Састанак на даљину захтева више времена и пажње у припреми, а ово је 5 кључних корака којих би требало да се придржавате:

 

Зашто нам треба овај састанак?

 

Разговор на даљину никада не може бити "ад хок", он мора бити припремљен и мора имати циљ. Када смо у канцеларији, у току дана нам се може десити да имамо на десетине "састанак успут", оних незваничних, када с колегама разјашњавамо недоумице или делимо нове информације. Ипак, сада када нам они нису физички доступни, ствари се помало компликују. Било би добро да ограничите број дневних састанака и да их до детаља организујете. Осим тога, гледајте да сваки има јасну тему и да не траје дуже од сат времена, да не би постао напоран свим учесницима.

 

Одредите циљ

 

Најбоље је да састанак организује и води шеф компаније, или једне групе, јер ако некоме препустите тај задатак, да организује састанак по вашим замислима, то можда неће испасти добро. Осим тога, састанак мора да има један главни циљ, остале теме су споредне у том тренутку. Тај циљ нагласите чим се укључите у онлајн разговор, тако да сви учесници буду на време обавештени и да знају шта прате. Основно је: подела информација од значаја, доношење одлука, прављење плана. Додатно је: како се људи сада осећају и шта им је потребно.

 

Кључно: Одабир саговорника

 

Улоге одредите на основу конкретног доприноса састанку, али не заборавите и личне стилове рада конкретне особе. Требало би да толико познајете колеге, да знате чији карактер је пресудан у овим напетим тренуцима: бирајте особе које имају знање, али и ведар дух. С обзиром на то да околности нису уобичајене, оставите места спонтаности, и имајте разумевања за оне који имају децу или неке друге обавезе, па не могу можда увек да буду на висини задатка.

 

Кад је реч о улогама, било би добро да за сваки састанак одредите: ко ће да да уводно мишљење или став на одређену тему. Затим, ко треба да да допринос том мишљењу својом експертизом или специфичном тимском улогом, на пример - ко треба да одобри такав став? На крају, ко је одговоран да се задужење квалитетно изведе, и томе слично. Запамтите, не могу сви све да раде, подела после је веома битна.

 

Папир све трпи

 

Укратко речено: креирајте агенду. Због претходно наведених разлога, ова агенда би требало да буде детаљније састављена. Није свака тема иста, нека је значајнија, нека има већу емотивну вредност, па захтева и више припреме. Врло је важно да ваши саговорници виде и осете да сте се заиста спремали за састанак, и да није све стало. Атмосфера састанка уживо сада не постоји, па је потребно надоместити је детаљном припремом. Пробајте да предвидите питања која ће саговорници постављати, и спремите одговоре на њих. Иако се комуникација наставља онлајн, она мора бити на нивоу: планирајте време за то да људи поделе своје утиске, емоције и потребе.

 

Не одступајте од рутине

 

Сви знамо колико је то важно, посебно у пословном свету. Један мали испад, и већ можемо да каскамо, а потом бизнис трпе због лошије организације или комуникације. Иако сада радите на даљину, немојте одлагати састанке. Они се морају одржавати, како би запослени и даље имали утисак да раде у колективу, да нису сами, да неке одлуке не могу да доносе на "своју руку", и томе слично. Свим учесницима састанка на време пошаљите позив за састанак, предложене теме, односно агенду састанка са свим планираним учесницима. Можда први састанак неће проћи како сте замислили, али онда ћете знати где се погрешили и имаћете времена да се боље припремите за наредни.

 

Извор: Кућа добрих вести/Телеграф


Остави коментар

Поља обележена (*) су обавезна. Основна употреба HTML кода је дозвољена.

...:::.„Кућа добрих вести“ не сноси одговорност за садржаје линкова који воде на друге интернет странице (спољашње везе) .:::... © Кућа Добрих Вести 2015

Врх Десктоп верзија