Организујте своје фолдере

Ово би требало да се подразумева, али организовање ваших фолдера је неопходно. Ако једноставно сачувате све у основном директоријуму Google Drivea, завршићете са потпуним нередом у вашим рукама. Чак и ако креирате фолдере за смештај докумената, ако они немају организацију, потрошићете више времена на тражење фајлова него на рад са њима.

Рецимо, на пример, имате одређене клијенте или пројекте са којима радите. Можете креирати фолдер за клијента А, клијента Б, клијента Ц и клијента Д или пројекат 1, пројекат 2, пројекат 3 и пројекат 4. Ако радите и са клијентима и са пројектима, можете да креирате фолдеру под називом КЛИЈЕНТИ и један који се зове ПРОЈЕКТИ, а затим креирајте потфолдере под називом Клијент А, Клијент Б, Клијент Ц, Клијент Д, итд.

Означите своје фолдере бојама

Да бисте поједноставили хијерархију фолдера, можете да кодирате сваки клијентски директоријум бојама, тако да све што треба да урадите је да потражите боју уместо имена. Да бисте кодирали фолдер, кликните десним тастером миша на фолдер на Гоогле Дривеу и изаберите Change Color>COLOR (где је Color боја коју желите да поставите за дотични фолдер).

Искористите Activity Sidebar

Ако много користите Гоогле Дриве, понекад вам је сигурно потребан брз приступ документу са којим сте недавно радили унутар фолдера. Рецимо да сте написали текст за PCPPress и морате брзо да проверите нешто у документу. Ако отворите Google Drive и изаберете фолдер PCPress, Activity pane ће се пребацити и приказати само недавну активност повезану са том фолдером. Можете да кликнете на било који од тих наведених докумената да га брзо отворите.

Користите функцију Звездице за брзи приступ важним фајловими и фолдерима

Уколико имате одређене документе на које морате редовно да се враћате, али они су разбацани по хијерархији фолдера на Google Drive, не желите да тражите те документе (јер је то губљење драгоценог времена). Уместо тога, означите те документе звездицом тако да све што треба да урадите је да одете у фолдер са звездицом и пронађете их.

Да бисте документ означили звездицом, једноставно кликнете на икону звездице директно са десне стране назива фајла.

Да бисте приступили садржају са звездицом, само кликните на унос са звездицом у левој навигацији Гоогле Дривеа да бисте открили сваки документ који сте додали у овај директоријум.

Користите Advanced Search tool

Коначно, никада не оклевајте да користите Адванцед Сеарцх тоол. Уобичајена функција претраге на Google Drive је прилично моћна сама по себи, али морате тачно да знате како да је користите. Наравно, увек можете да користите стандардну траку за претрагу, али морате да знате шта радите. На пример, можете да тражите ПДФ датотеку која садржи „гоогле дриве“ у називу (или садржају) са низом за претрагу попут овог:

google drive type: pdf

Или можда желите да потражите све ПДФ датотеке које су креиране пре 2022. године, што се може урадити са:

type: pdf before: July 2020

Постоји и лакши начин за детаљну претрагу. Уместо да морате да научите све детаље претраге засноване на тексту, кликните на дугме Advanced (икона на десној ивици траке за претрагу) и, када се појави искачући прозор, почните да сужавате претрагу тако што ћете изабрати тип фајла, власника, речи унутар фајла, назив фајла, локацију, датум измене, одобрења, дељење са и праћење.

Извор: PCPress/Кућа добрих вести